Правила за провеждане на процедура по медиация в център за медиация Консенсус.

ЗАПОЧВАНЕ на процедурата по медиация

Новата редакция на Чл.13, ал. 1 от Закона за медиацията предвижда: „Информационна среща и процедура по медиация“; „(1) Преди започване на процедурата по медиация се провежда информационна среща, на която медиаторът информира страните по спора за същността и принципите на ме­диацията, за реда, по който тя се провежда, за ролята на медиатора и за последиците от нея. Медиаторът изисква от страните писмено съгласие за участие в процедура по медиация.“

Това е предвидено и за медиация, която се провежда извън съда, и в рамките на започнало съдебно производство!

Нормативноопределено е, че процедурата по медиация започва по инициатива на страните по спора, като всяка от тях може да направи предложение за разрешаване на спора чрез медиация.

В случай, че желаете да ползвате услугите на Център за медиация Консенсус за осъществяване на медиация по даден спор следва да заявите това в сайта на сдружението, като подадете Е-заявление. Е-заявлението задължително съдържа:

• имената, адресите, телефоните и електронна поща на страните по спора и техни овластени представители, ако има такива;
• кратко описание на предмета на спора, включително, ако това е възможно, оценка на стойността му;
• трети лица извън страните по спора, които имат пряко отношение към разрешаването му ако има такива, (напр. деца, родители, внуци, синдик, управители, съдружници, синдикат, цесионери, цеденти и др.);
• информация дали спора се разглежда или се е разглеждал от съдебни органи или арбитражен съд /ако се е разглежда или се е разглеждал се посочват данни за № на дело, съд, който разглежда делото, етап на съдебното/арбитражното дело/;
• дати и часове, удобни за страните за провеждане на първа среща по медиацията;
• очаквано времетраене на процедурата по медиация;
• дали заявителят желае медиацията да се осъществи от един медиатор или да е с участието на двама медиатори.

В срок до 24-часа от получаване на Е-заявлението с коректно попълнените данни медиатор на Център за медиация Консенсус завежда в електронния регистър заявлението и попълва данните в електронния регистър, воден от Центъра за медиация.

По преценка на медиатора и в случай, че предоставените в Е-заявлението данни се явяват недостатъчни, за да могат да се определят страните по спора и същите да бъдат призовани, то медиаторът незабавно изисква по електронен път необходимата информация от заявителя/ите, като след набавянето й медиаторът определен да води медиацията изпраща на другата страна препис от заявлението /когато заявлението за медиация се подава от една от страните/ и поканва другата страна в срок от 3 /три/ работни дни писмено или по електронен път да заяви дали приема или отказва да участва в медиацията.

След получаване на съгласието на другата страна да участва в медиация, медиаторът, водещ медиацията предприема необходимите подготвителни действия за провеждане на първа среща. Процедурата по медиация започва единствено и само при наличие на съгласие от всички страни по спора!

За начало на процедурата по медиация се счита денят, в който страните са постигнали изрично съгласие за започването й, а когато липсва изрично съгласие – денят на първата среща на всички участници с медиатора.

След като получи съгласие на всички страни за провеждане на медиацията медиаторът, определен да води медиацията, подписва декларация за поемане на случай, декларация за безпристрастност и декларация за независимост, като посочва  всички обстоятелства, които могат да породят основателни съмнения за неговата безпристрастност или независимост. Това задължение остава и през цялото времетраене на медиацията. Подписаната декларация се изпраща на страните и на е-мейла на Център за медиация Консенсус.

Към избор на нов медиатор се пристъпва при:

• липса на съгласие от страна на медиатора да поеме провеждането на медиация;
• липса на компетентност от страна на медиатора с оглед спецификата на спора;
• служебно заличаване на медиатора от списъка на медиаторите към Център за медиация Консенсус;

• самоотвод;
  В случай, че определеният медиатор прецени, че не може да бъде независим, безпристрастен и неутрален, както и когато биха могли да се породят основателни съмнения относно неговата компетентност, независимост, безпристрастност и неутралност, той е длъжен да си направи самоотвод.
• при уважен отвод;
  В случай, че са налице обстоятелства, които могат да породят основателни съмнения относно компетентността, независимостта, безпристрастността и неутралността на медиатора, страните могат да поискат неговия отвод по всяко време на медиацията.

Обстоятелства, засягащи независимостта, безпристрастността и неутралността на медиатора са: всяко лично или служебно отношение с една или повече от страните; всеки пряк или непряк финансов или друг интерес от изхода на процеса по медиация;  когато медиаторът действа в качество, различно от това на медиатор за една или повече от страните.

С оглед постигането на целите на медиацията, страните са длъжни да предоставят на медиатора своевременно необходимата за работата му по случая информация, като Медиаторът може във всеки момент от медиацията да покани страната да предостави допълнителна информация и материали, които той счита за полезни.

ПРОВЕЖДАНЕ на процедурата по медиация

Медиацията се провежда в съответствие със Закона за медиация, международното законодателство, европейското законодателство, българското законодателство, Европейския кодекс за поведение на медиаторите, Процедурните и етични правила за поведение на медиатора, Устава на Център за медиация Консенсус, настоящите Правила и съобразно желанията на страните и преценката на медиатора. Медиаторът трябва да постигне съгласие със страните относно подходящите дати, на които е възможно да се извърши медиацията.

Всяка страна по спора има право да участва в медиацията лично или чрез надлежно упълномощен представител или чрез конферентна връзка, като:

• всяка страна може да бъде подпомагана в медиацията и от адвокати и  специалисти в областта на спора;
• всяка страна е длъжна да съдейства добросъвестно на медиатора за бързото провеждане на медиацията.

Медиацията се извършва чрез провеждане на общи срещи, а когато медиаторът сметне това за необходимо и чрез провеждане на индивидуални срещи между медиатора и всяка от страните. Медиаторът провежда отделни срещи с всяка от страните при зачитане на равните им права за участие в процедурата.

При започване на медиацията медиаторът представя на страните същността на процедурата, своята роля и ролята на участниците в нея, правилата за провеждането й, и ги информира за последиците от медиацията и възможностите евентуално постигната спогодба да бъде изпълнена. Медиаторът трябва да се увери, че страните по медиацията разбират характеристиките на процедурата по медиация и ролята на медиатора и на страните в нея. По-конкретно, преди започване на медиацията, медиаторът трябва да се увери, че страните са разбрали и изрично са се съгласили относно общите условия на споразумението за медиация, включително и за всички приложими разпоредби, свързани със задълженията за поверителност, които имат медиатора и страните.

Медиаторът е свободен да осъществява индивидуални срещи и да обменя информация с всяка от страните, като информацията, писмена или устна, дадена на такива срещи и при такъв обмен е строго конфиденциална и не се разкрива, включително на другата страна, без изричното съгласие на страната, която я е предоставила.

• По време на срещите на страните с медиатора не се водят протоколи, аудио и видео записи, а ако се водят записки от страна на медиатора, то същите се унищожават при прекратяването на медиацията.
• Всяка страна, която участва в медиацията, включително медиаторът, страните, техните представители и консултанти, независими експерти и други лица, присъстващи на срещите на страните с медиатора, спазват поверителността на медиацията и не могат да използват или разкриват на когото и да е информация, свързана с или получена по време на медиацията, освен ако страните и медиатора писмено уговорят друго.
• Всяко от участващите в медиацията лица подписва преди започване на медиацията съответен документ, с който се задължава да съблюдава поверителност.
• Всякакви бележки, водени от някое от присъстващите лица и свързани със срещите на страните с медиатора, се унищожават при прекратяване на медиацията.

Освен ако страните писмено са уговорили друго, медиаторът и страните няма да представят като доказателства или по какъвто и да е друг начин в съдебна или арбитражна процедура следното:

• изказани възгледи или предложения, направени от някоя от страните с оглед на възможно уреждане на спора;
• признания, направени от страна в процеса на медиацията;
• фактът, че някоя от страните е или не е показала желание да приеме предложение за разрешаване на спора, направено от медиатора или от другата страна.

Медиаторът трябва да проведе процедурата по медиация надлежно, отчитайки фактите и обстоятелствата по конкретния случай, включително възможен дисбаланс на силови отношения и всички желания, които могат да изразят страните, върховенство на закона и необходимостта от бързо разрешаване на спора.

Медиаторът трябва да се увери, че страните имат възможността ефективно да участват в процедурата.

КРАЙ на процедурата по медиация

Процедурата по Медиация се прекратява при сключване на спогода между страните. В този случай медиаторът трябва да предприеме всички подходящи мерки за да се увери, че страните се съгласяват относно уреждането на спора в пълно съзнание относно последиците му и че разбират условията на спогодбата.

При сключване на спогодба медиаторът трябва, по искане на страните и в границите на своите правомощия да ги информира относно как те могат да оформят споразумението и относно възможностите за изпълнението му. В този случай Медиацията приключва с подписването на споразумение между страните.

Процедурата по медиация не винаги приключва с постигане на споразумение /спогодба/.

Процедурата по медиация може да бъде прекратена и в следните случаи:

• по общо съгласие на страните;
• при отказ на една от страните, изразен в писмено уведомление до Центъра за медиация Консенсус, респективно до медиатора;
• по преценка на медиатора, че е малко вероятно продължаването на процедурата по медиация да доведе до решаване на спора, за което той уведомява страните писмено;
• с изтичането на определен от страните краен срок;
• при смърт на страна по спора или при прекратяване на юридическото лице – страна по спора;
• ако медиаторът прецени, че споразумението, което е в процес на сключване, е неизпълнимо или незаконно, с оглед на обстоятелствата по случая.

При прекратяване на медиацията медиаторът незабавно изпраща на страните писмено съобщение и се отразява в регистъра на Центъра за медиация, че медиацията е прекратена и посочва датата на прекратяване, дали медиацията е приключила с разрешаване на спора, и ако да, дали разрешаването е изцяло или отчасти.

Процедурата по медиацията може да бъде спирана:

• по общо съгласие на страните или по искане на една от страните;
• при смърт на медиатора;
• в случаите на отвод на медиатора;
• при прекратяване на функциите на медиатора.

Ако медиацията се провежда по време на висящо съдебно или арбитражно производство, страните незабавно уведомяват компетентния орган за спирането на процедурата по медиация.